Prelucrarea datelor cu caracter personal

POLITICA DE CONFIDENTIALITATE SI SECURITATE A PRELUCRARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL A SOCIETATII
AUDIT ONE SRL

Prezenta politica de securitate a fost creata avand in vedere:
• Faptul ca AUDIT ONE SRL, cu sediul in Bucuresti, Sector 4, Strada Radu Voda, Nr. 28, Cladirea A, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J40/7283/1999, cod de identificare fiscala RO12046150, (denumita in continuare “Audit One” sau “Noi”) desfasoara o activitate care presupune procesarea unor categorii de date cu caracter personal,

• intrarea in vigoare incepand cu data de 25 mai 2018 a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (denumit in continuare “GDPR”),

• obligatia impusa de GDPR de a asigura masuri de securitate tehnice si organizatorice adecvate tuturor activitatilor de procesare a datelor cu caracter personal.

1. ANGAJAMENT
Audit One prelucreaza date cu caracter personal in scopuri legitime, cu respectarea tuturor principiilor impuse de GDPR si de practicile comerciale etice. Protejarea sigurantei si securitatii datelor personale este importanta pentru Audit One si aceasta politica descrie cadrul organizatoric implementat pentru asigurarea conformitatii prelucrarii.
Obiectivul principal al acestei Politici de Securitate este de a contribui la desfasurarea activitatii societatii cu respectarea prevederilor legale specifice, precum si a eticii profesionale impuse auditorilor financiari, si de a minimiza riscurile prin prevenirea incidentelor si, in cazul improbabil al aparitiei unor astfel de incidente, reducerea impactului lor asupra persoanei sau persoanelor vizate si asupra drepturilor acesteia.
Ne propunem sa avem o relatie bazata pe incredere, transparenta, buna-credinta si etica in relatia cu toti partenerii, colaboratorii si angajatii nostri.
In activitatea sa, Audit One respecta ghidurile si manualele relevante, elaborate in conformitate cu legislatia aplicabila si cu principiile organismelor profesionale relevante (de exemplu, Procedura privind prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii actelor de terorism sau Manualul de calitate in audit).

2. DEFINITII
“Date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
„Prelucrare” înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.
„Pseudonimizare” înseamnă prelucrarea datelor cu caracter personal într-un asemenea mod încât acestea să nu mai poată fi atribuite unei anume persoane vizate fără a se utiliza informații suplimentare, cu condiția ca aceste informații suplimentare să fie stocate separat și să facă obiectul unor măsuri de natură tehnică și organizatorică care să asigure neatribuirea respectivelor date cu caracter personal unei persoane fizice identificate sau identificabile.
„Operator” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci când scopurile și mijloacele prelucrării sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevăzute în dreptul Uniunii sau în dreptul intern.
„Persoană împuternicită de operator” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului.
„Parte terță” înseamnă o persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenție sau organism altul decât persoana vizată, operatorul, persoana împuternicită de operator și persoanele care, sub directa autoritate a operatorului sau a persoanei împuternicite de operator, sunt autorizate să prelucreze date cu caracter personal.
„Destinatar” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism căreia (căruia) îi sunt divulgate datele cu caracter personal, indiferent dacă este sau nu o parte terță. Cu toate acestea, autoritățile publice cărora li se pot comunica date cu caracter personal în cadrul unei anumite anchete în conformitate cu dreptul Uniunii sau cu dreptul intern nu sunt considerate destinatari; prelucrarea acestor date de către autoritățile publice respective respectă normele aplicabile în materie de protecție a datelor, în conformitate cu scopurile prelucrării.
„Consimțământ” al persoanei vizate înseamnă orice manifestare de voință liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta acceptă, printr-o declarație sau printr-o acțiune fără echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc să fie prelucrate.
„Restricționarea prelucrării” înseamnă posibilitatea identificarii corespunzatoare a datelor cu caracter personal stocate cu scopul de a limita prelucrarea viitoare a acestora, ca urmare a exercitarii dreptului unei persoane vizate la restrictionarea prelucrarii.

3. PRINCIPIILE POLITICII DE SECURITATE
Audit One proceseaza datele cu caracter personal cu care vine in contact cu respectarea urmatoarelor principii:
 Protejarea drepturilor si libertatilor fundamentale ale persoanelor vizate;

 Legalitate, echitate si transparenta – datele cu caracter personal sunt prelucrate cu buna credinta si in conformitate cu dispozitiile legale in vigoare, intr-un mod echitabil si transparent fata de persoana vizata;

 Scopuri determinate, explicite si legitime – Prelucrarea datelor cu caracter personal de catre Audit One se face in scopuri determinate, explicite si legitime (de exemplu, pentru indeplinirea obligatiilor privind combaterea spalarii banilor) si nu sunt prelucrate ulterior intr-un mod incompatibil cu aceste scopuri;

 Temei legal – Audit One se va asigura ca orice procesare a datelor cu caracter personal va avea un temei bine determinat, precum prevederi legale, consimtamantul persoanei vizate, executarea contractelor, interesul legitim al Audit One (care nu va contraveni intereselor superioare ale persoanei vizate);

 Limitare prin raportare la scop – Audit One proceseaza datele cu caracter personal numai daca sunt adecvate, relevante si limitate la ceea ce este necesar in raport cu scopurile in care sunt prelucrate (de exemplu, Audit One prelucreaza date cu caracter personal doar in limitele prevazute de contractele avand ca obiect auditarea clientilor);

 Limitare prin raportare la timp – Audit One pastreaza datele persoanelor vizate pe o perioada care nu depaseste perioada necesara indeplinirii scopurilor in care sunt prelucrate datele (de exemplu, pe durata ceruta de legislatia fiscala sau de cea a combaterii spalarii banilor sau pana cand consimtamantul persoanelor vizate, acolo unde este cazul, este retras);

 Exactitate si acuratete – Audit One proceseaza date cu caracter personal intr-un mod precis si ia masuri rezonabile pentru a se asigura ca datele inexacte de care ia cunostinta sunt sterse sau rectificate;

 Securitate – Audit One este dedicata asigurarii securitatii tuturor datelor cu caracter personal pe care le prelucreaza si face demersuri constante pentru a atinge acest scop, inclusiv prin instruirea angajatilor, partenerilor si furnizorilor sai.

4. CATEGORII DE PERSOANE VIZATE
Audit One proceseaza date cu caracter personal ale urmatoarelor categorii de persoane vizate:
– Clientii, persoane fizice, in rarele cazuri cand exista astfel clienti;
– Personalul clientilor persoane juridice;
– Persoane ale caror date cu caracter personal sunt detinute de clientii Audit One;
– Personalul propriu;
– Personalul furnizorilor societatii;
– Dupa caz, alte persoane fizice care interactioneaza cu societatea in cursul activitatii acesteia.

5. DATELE COLECTATE
In functie de specificul fiecarei relatii, Audit One poate procesa urmatoarele categorii de date cu privire la persoanele vizate:
• Nume si prenume;
• Date de contact: Telefon, adresa de e-mail;
• Date de identificare, conform cartii de identitate / pasaportului;
• Date privind studiile;
• Date profesionale: loc de munca, pozitie, vechime, experienta profesionala;
• Date furnizate direct prin e-mail sau prin alte modalitati de catre persoanele vizate;
• Date colectate despre angajati si familiile acestora, in scopul respectarii contractului de munca si a prevederilor legale in domeniul muncii;
• Imagine si voce, prin sisteme de monitorizare audio-video;
• Date cu caracter personal apartinand clientilor societatii, putand include si date cu caracter special;
Datele cu caracter personale mentionate mai sus au caracter exemplificativ.
Aceste date pot fi colectate din urmatoarele surse:
– Direct de la clientii Audit One sau de la persoanele vizate;
– Din contracte si documente auxiliare acestora, inclusiv in executarea relatiilor de munca;
– Ca urmare a furnizarii acestora direct de catre persoana vizata – cu obtinerea consimtamantului in cazurile prevazute de lege;
– Din surse publice;
– De la terti furnizori;

6. SCOPURILE SI TEMEIURILE PRELUCRARII
Audit One este o societate avand ca obiect principal de activitate serviciile de audit si consultanta fiscala si contabila.
Astfel, colectam date cu caracter personal in urmatoarele scopuri:
a) Furnizarea serviciilor noaste catre clienti;
b) Promovarea serviciilor Audit One;
c) Executarea contractelor cu furnizorii si partenerii Audit One;
d) In procesul de recrutare si gestionare a personalului propriu;

Colectam date cu caracter personal avand la baza urmatoarele temeiuri:
a) Consimtamantul persoanelor vizate. In unele cazuri, consimtamantul va fi considerat acordat prin faptul ca persoana vizata va avea initiativa transmiterii unor date cu caracter personal catre noi, de exemplu, in cazul contactarii societatii din proprie initiativa de catre persoana vizata, telefonic, prin intermediul website-ului sau prin intermediul adresei de e-mail a Audit One; Ne asiguram ca atunci cand utilizam date cu caracter personal in scop de promovare, vom avea intotdeauna consimtamantul persoanelor vizate pentru a face acest lucru;

b) Executarea contractelor. Societatea noastra colaboreaza si cu persoane juridice, procesand astfel date cu caracter personal in executarea contractelor cu acestia (de exemplu, date de contact ale reprezentantilor acestor societati sau datele obtinute prin prestarea serviciilor noastre catre acesti clienti); de asemenea, exista situatii in care incheiem contracte direct cu persoane fizice (de exemplu, contractele de munca);

c) Indeplinirea unor obligatii legale (de exemplu, mentinerea evidentelor fiscale transmiterea rapoartelor catre Oficiul National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor);

d) Indeplinirea intereselor legitime ale Audit One care nu se vor opune drepturilor superioare ale persoanei vizate (de exemplu, daca ar fi cazul, prevenirea fraudelor).

7. DESTINATARI
Audit One nu transfera date cu caracter personal catre destinatari din afara spatiului Uniunii Europene. Totusi, anumite informatii ale Audit One se pot regasi pe servere sau in aplicatii din afara Uniunii Europene, pentru care societatea a luat masuri de securitate adecvate.
De asemenea, Audit One este parte a organizatiei internationale Moore Stephens. Moore Stephens nu are acces la datele societatii, decat in cadrul unor audituri periodice. In cadrul acestor audituri, nu se colecteaza informatii, ci doar se verifica fizic documentatia din cadrul societatii.
Audit One nu vinde, nu ofera si nu pune la dispozitia tertilor in interes comercial datele cu caracter personal pe care le prelucreaza.
Informațiile persoanelor vizate sunt, in principal, stocate într-o bază de date din Uniunea Europeana (UE). Audit One isi asuma respectarea confidențialitatii informațiilor personale procesate. Audit One, direct sau prin împuterniciții săi. Audit One va procesa date cu caracter personal in calitate de operator, iar aceste date pot fi accesibile și folosite numai de către angajatii Audit One, precum şi de către partenerii contractuali ai Audit One, direct sau prin împuterniciţii acestuia.
In cazul in care se solicita Audit One dezvăluirea informațiilor persoanelor vizate printr-un ordin judecătoresc sau pentru a se conforma altor cerințe legale sau de reglementare, societatea va da curs acestor solicitari in conformitate cu prevederile legale in vigoare.

8. DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE
Conform GDPR, toate persoanele fizice carora le prelucram date cu caracter personal au drepturi specifice, printre care mentionam:
a) Dreptul la informare: dreptul de a afla ce date sunt procesate, scopurile si temeiurile prelucrarii, destinatarii datelor, perioada de stocare, existenta drepturilor persoanelor vizate, dreptul de a se adresa autoritatii de supraveghere etc.;

b) Dreptul de acces: dreptul de a obține din partea operatorului o confirmare că se prelucrează sau nu date cu caracter personal care privesc și, în caz afirmativ, acces la datele respective și la informații privind prelucrarea detaliate anterior;

c) Dreptul la rectificare: dreptul de a obtine corectarea datelor inexacte sau completarea datelor lipsa;

d) Dreptul la stergerea datelor: dreptul de a solicita stergerea datelor procesate, in situatiile prevazute de lege;

e) Dreptul de a solicita restrictionarea prelucrarii, in limitele prevazute de lege.

f) Alte drepturi care pot fi exercitate in limitele prevazute de lege: dreptul la portabilitatea datelor, dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor, dreptul de a se opune proceselor decizionale automate, dreptul de a se adresa autoritatilor competente cu solicitari privind prelucrarile efectuate de Audit One etc.

9. WEBSITE
Audit One gestioneaza website-ul sau http://www.auditone.ro/. Va rugam consultati politicile aplicabile acestuia, disponibile pe website.
10. SECURITATEA DATELOR COLECTATE
In conformitate cu prevederile legale in vigoare si cu stadiul actual al tehnologiei, Audit One a implementat masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru asigurarea securitatii datelor cu caracter personal in decursul activitatii noastre, conform regulilor detaliate mai jos.
In activitatea noastra urmarim in primul rand prevenirea oricaror incidente de securitate, precum acces neautorizat la date, scurgeri de informatii, stergere accidentala a datelor si altele asemenea, intreaga structura prelucrarilor de date fiind construita in jurul principiului preventiei.
Totusi, avand in vedere ca in societatea informationala securitatea prelucrarilor nu poate fi 100% garantata, Audit One a luat, de asemenea, masuri ca, in cazul improbabil in care apar incidente de securitate, intinderea si gravitatea acestora sa fie diminuate.
11. REGULI GENERALE
Pentru a asigura protectia adecvata a datelor cu caracter personal la care Audit One are acces sau pe care le prelucreaza, am implementat masuri organizatorice si tehnice adecvate, precum:
a) Semnarea unor documente suplimentare cu angajatii si partenerii/furnizorii nostri pentru asigurarea confidentialitatii datelor cu caracter personal la care au acces cel putin la un nivel similar cu cel impus de compania noastra.

b) Implementarea unor masuri de securitate fizice cu privire la documentele care contin date cu caracter personal, cum ar fi, de exemplu, stocarea documentelor in dulapuri inchise cu cheie la care are acces doar personalul autorizat, implementarea unor sisteme de acces restrictionat (de exemplu, chei, carduri de acces) exclusiv pentru persoanele care justifica un interes pentru accesul respectivelor date.

c) Implementarea unor masuri de securitate in ceea ce priveste sistemele informatice, cum ar fi, de exemplu, asigurarea ca toate echipamentele noastre dispun de programe de securitate corespunzatoare, asigurarea unor copii de rezerva etc.

d) Implementarea unor mecanisme de instruire a personalului cu privire la cerintele GDPR.

12. REGULI SPECIFICE
Audit One a implementat urmatoarele reguli specifice pentru protectia datelor cu caracter personal:
a) Reguli de securitate tehnica

i. Interzicerea folosirii de catre utilizatorii de sisteme a unor programe software nelicentiate sau care provin din surse nesigure;

ii. Implementarea unui sistem de autentificare bazat pe user si parole securizate, unice pentru fiecare utilizator autorizat; astfel, pe de o parte se impiedica accesul tertilor la terminale / bazele de date si, pe de alta parte, la introducerea gresita a userului / parolei de un anumit numar de ori, sistemul se blocheaza automat, conform procedurilor tehnice interne;

iii. Implementarea unor masuri de securitate adecvate ale echipamentelor IT si software-ului utilizat in activitatea noastra, dupa cum urmeaza:

• informarea utilizatorilor in privinta pericolului privind virusii informatici;
• implementarea unor software-uri de protectie adecvate pe terminalele utilizate, precum programe antivirus si informarea salariatilor asupra obligativitatii de scanare periodica a sistemelor pentru prevenirea oricaror programe neautorizate (e.g. malware, phishing) sau, dupa caz, implementarea unor sisteme automate de devirusare si de securitate a sistemelor informatice;
• limitarea drepturilor de printare, prin implementarea unor sisteme bazate pe user / parola;
• monitorizarea accesului la baza de date si logarea accesului si a parcursului utilizatorului;
• schimbarea periodica a parolelor de acces la baza de date si la sistemele informatice;
• obligatia angajatilor de a securiza accesul in terminalele proprii atunci cand nu le utilizeaza si de a inchide terminalele la finalul programului de munca;
• limitarea drepturilor de acces la bazele de date de la distanta (i.e. din afara firmei) / cu utilizarea altor dispozitive decat cele puse la dispozitie de societate;
• interzicerea utilizarii unor retele publice (cu acces deschis) de conexiune la internet.

b) Reguli de securitate organizatorica

i. Limitarea numarului de destinatari / utilizatori care au acces la datele cu caracter personal si corelarea drepturilor de acces cu necesitatea justificata de fiecare utilizator – e.g. prin impartirea pe arii geografice a informatiilor despre persoanele vizate, prin transmiterea catre imputerniciti doar a datelor necesare pentru executarea contractului etc.;

ii. Introducerea unor conditii si obligatii de confidentialitate si protectie a datelor cu caracter personal suplimentare pentru angajati, furnizori si parteneri;

iii. Introducerea unor reguli specifice privind copierea si diseminarea documentelor pentru a preveni raspandirea si accesul unor persoane neautorizate la datele cu caracter personal;

iv. Introducerea unor reguli prin care angajatii si partenerii nostri au acces numai la acele date cu caracter personal necesare indeplinirii fisei postului sau, dupa caz, a obligatiilor asumate fata de Audit One;

v. Instalarea unor sisteme de alarma si monitorizare a accesului in spatiile unde sunt stocate documentele care contin date cu caracter personal sau echipamentele pe care sunt stocate aceste date de catre proprietarul cladirii in care ne desfasuram activitatea;

vi. Instalarea unor sisteme de asigurare a securitatii fizice a documentelor care cuprind date cu caracter personal, precum dulapuri inchise sub cheie, asigurarea suprevegherii video a cladirii in care ne desfasuram activitatea (fiind marcate corespunzator zonele supravegheate video) de catre proprietarul cladirii in care ne desfasuram activitatea;

vii. Realizarea unor copii de siguranta ale datelor stocate;

viii. Restrictionarea accesului persoanelor neautorizate in spatiile unde sunt stocate datele cu caracter personal sau echipamentele pe care acestea sunt stocate, decat cu asigurarea unor conditii de confidentialitate corespunzatoare;

ix. Interzicerea copierii datelor cu caracter personal pe medii de stocare mobile, fara acordul prealabil al conducerii societatii, cu exceptia situatiei cand aceasta este necesara pentru indeplinirea unor obligatii asumate contractual fata de clienti;

x. Asigurarea instruirii periodice a personalului cu privire la cerintele GDPR, precum si cele de securitate si riscurile privind datele cu caracter personal.

13. DISPOZITII FINALE
Putem modifica aceasta politica de securitate si confidentialitate oricand. Aveti obligatia de a revizui acest document de fiecare data cand accesati website-ul. De asemenea, orice modificari vor fi notificate in mod corespunzator persoanelor interesate.
Pentru mai multe detalii, informatii si solicitari orice persoana interesata se poate adresa printr-un e-mail la adresa office@auditone.ro, prin telefon la nr. de telefon +40 21 3196298; +40 21 3196300 sau direct la sediul nostru din Bucuresti, Sector 4, Strada Radu Voda, Nr. 28, Cladirea A. Pentru exercitarea anumitor drepturi ne rezervam dreptul de a solicita ca cererea sa fie depusa in scris, semnata de persoana vizata si ca solicitantul sa prezinte dovezi suficiente de identificare cu persoana vizata (care exercita dreptul conferit de lege).